เตรียมความพร้อม สำหรับเข้าประชุมเจ้าของร่วมนิติบุคคลอาคารชุด

การประชุมใหญ่สามัญนิติบุคคลอาคารชุด (Annual General Meeting: AGM) เป็นกิจกรรมที่กฎหมายกำหนดให้จัดขึ้นอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง เพื่อเปิดโอกาสให้เจ้าของร่วมทุกท่านได้ร่วมพิจารณาและมีมติในเรื่องสำคัญ อาทิ การอนุมัติงบประมาณ การแต่งตั้งคณะกรรมการนิติบุคคล การปรับปรุงกฎระเบียบ หรือการตัดสินใจในโครงการซ่อมแซมและปรับปรุงต่างๆ การเตรียมความพร้อมอย่างรอบคอบก่อนเข้าร่วมประชุม นอกจากจะช่วยให้เราเข้าใจเนื้อหาและสามารถใช้สิทธิออกเสียงได้อย่างเต็มที่แล้ว ยังช่วยให้บรรยากาศการประชุมมีความราบรื่นและสร้างความร่วมมือระหว่างสมาชิกในชุมชนได้ดียิ่งขึ้น

ศึกษาเอกสารประกอบและวาระการประชุมอย่างละเอียด

ก่อนถึงวันประชุม คณะกรรมการนิติบุคคลมักจะจัดส่งเอกสาร เช่น

• รายงานผลการดำเนินงานประจำปี เพื่อให้เห็นภาพรวมการบริหารที่ผ่านมา

• งบการเงินและรายงานของผู้สอบบัญชี เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาอนุมัติ

• รายละเอียดวาระการประชุม ซึ่งจะมีทั้งวาระปกติและวาระพิเศษ

การอ่านล่วงหน้าจะช่วยให้เราเข้าใจสถานการณ์ ปัญหา และข้อเสนอที่กำลังจะถูกหยิบยกมาพูดถึง พร้อมทั้งสามารถเตรียมคำถามหรือข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ได้

ตรวจสอบสถานะสิทธิออกเสียงของตนเอง

สิทธิออกเสียงในที่ประชุมมักผูกกับสัดส่วนกรรมสิทธิ์ในห้องชุดของแต่ละท่าน แต่หากเรามียอดค่าส่วนกลางค้างชำระอยู่ อาจถูกตัดสิทธิออกเสียงตามข้อบังคับของนิติบุคคล ดังนั้นควรชำระให้ครบถ้วนก่อนวันประชุม และเก็บหลักฐานการชำระไว้เพื่อตรวจสอบ

เตรียมเอกสารยืนยันตัวตนหรือหนังสือมอบฉันทะ

กรณีเข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง ควรนำบัตรประชาชนมาแสดงในการลงทะเบียน
หากไม่สามารถเข้าร่วมด้วยตนเอง ควรมอบฉันทะให้บุคคลที่ไว้วางใจได้ พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนของทั้งผู้มอบและผู้รับมอบ เพื่อให้การลงทะเบียนเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้องตามกฎหมาย

มาตรงเวลาเพื่อไม่พลาดข้อมูลสำคัญ

การประชุมจะเริ่มได้ก็ต่อเมื่อมีผู้เข้าร่วมครบองค์ประชุม หากเราไปสาย อาจทำให้เสียโอกาสในการแสดงความคิดเห็น หรือพลาดการพิจารณาวาระสำคัญ ดังนั้นควรเผื่อเวลาในการเดินทางและลงทะเบียน

เตรียมทัศนคติและมารยาทในการประชุม

นอกจากการเตรียมข้อมูลแล้ว การมีทัศนคติที่ดีต่อเพื่อนบ้านและคณะกรรมการก็สำคัญ ควรเคารพความคิดเห็นของผู้อื่น ฟังอย่างตั้งใจ และหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำรุนแรง เพื่อให้การประชุมเป็นไปในบรรยากาศที่สร้างสรรค์

Smile Connect เทคโนโลยีช่วยให้การประชุมง่ายขึ้น 

ในยุคดิจิทัล การประชุมนิติบุคคลอาคารชุดไม่จำเป็นต้องเต็มไปด้วยขั้นตอนที่ซับซ้อนและเอกสารกองโตอีกต่อไป Smile Connect จาก Inventech Systems ได้ออกแบบโซลูชันที่ช่วยให้ทุกขั้นตอนของการประชุมเป็นเรื่องง่าย โปร่งใส และสะดวก

อะไรคือ Smile Connect?

Smile Connect เป็นระบบประชุมออนไลน์และออฟไลน์ที่พัฒนาขึ้นเฉพาะสำหรับนิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรรทั่วประเทศไทย โดยเน้นการรวมฟีเจอร์ที่จำเป็นในการจัดประชุมให้ครบถ้วน เช่น:

• การลงทะเบียนผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมประชุมแบบออนไลน์

• ระบบนับองค์ประชุมอัตโนมัติแบบเรียลไทม์

• การลงคะแนนเสียงผ่านมือถือหรือแท็บเล็ตได้อย่างปลอดภัย

• ระบบรายงานผลการประชุมและการจัดทำรายงานการประชุมอัตโนมัติ

• เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบทะเบียนบ้านและโฉนดแบบดิจิทัล

จุดเด่นของ Smile Connect

1. สะดวก – สมาชิกนิติบุคคลสามารถเข้าร่วมประชุมได้จากทุกที่ผ่านระบบออนไลน์ ลดภาระการเดินทางและเอกสาร

2. โปร่งใสและตรวจสอบได้ – ทุกขั้นตอนถูกบันทึกอย่างชัดเจนและตรวจสอบย้อนหลังได้

3. ลดเวลาและทรัพยากร – ระบบช่วยลดระยะเวลาการประชุมและลดต้นทุนในการพิมพ์เอกสาร

4. ปลอดภัย – ใช้มาตรฐานความปลอดภัยระดับสูงในการเข้ารหัสและป้องกันข้อมูลส่วนบุคคล

5. รองรับกฎหมายไทย – ถูกออกแบบให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัตินิติบุคคลอาคารชุดและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

Smile Connect ไม่ใช่แค่ระบบประชุม แต่เป็นเครื่องมือที่ยกระดับการบริหารจัดการนิติบุคคลให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง ด้วยการออกแบบที่เข้าใจบริบทของไทย และพัฒนาโดยทีมงานที่มีประสบการณ์จากบริษัทอินเวนท์เทคฯ นี่จึงเป็นโซลูชันที่ตอบโจทย์ทั้งในแง่ประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และความโปร่งใส

เพราะเราใส่ใจทุกขั้นตอนการให้บริการ เพื่อให้ลูกบ้านแฮปปี้