หมดยุคการทำงานออฟไลน์ ปรับตัวตามเทรนด์ใหม่ยุคดิจิตอล

ปฏิเสธไม่ได้ว่ารูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปในระยะเวลาที่ผ่านมา มีระบบการทำงานผ่านการสื่อสาร และแชร์ข้อมูลต่างๆ บนระบบออนไลน์ ทำให้ลักษณะการทำงานมีความคล่องตัวสูงขึ้น และมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคยเป็นมา

ไม่เพียงเหล่าคนทำงานในประเทศไทยเท่านั้น แต่คนทำงานทั่วโลกต่างก็รับรู้ได้ถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในครั้งนี้ หลังจากวิกฤตการณ์โรคระบาด ทำให้คนทำงานทั่วโลกมีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลร่วมกับการทำงานมากขึ้น

การประชุมออนไลน์ก็เช่นเดียวกัน รูปแบบการประชุมออนไลน์ค่อยๆ เข้ามาแทนที่การประชุมแบบออฟไลน์ด้วยอัตราเฉลี่ยที่เพิ่มสูงขึ้นทุกปีอย่างต่อเนื่อง และอีกไม่นานคาดว่ารูปแบบการประชุม ก็จะย้ายไปสู่ระบบประชุมออนไลน์ทั้งหมดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์ทั่วไป การประชุมนิติบุคคลอาคารชุด หรือ การประชุมผู้ถือหุ้นออนไลน์ ที่ได้มีผลบังคับใช้ตามพระราชกำหนด ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ปี พ.ศ. 2563 ไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

หมดยุคการประชุมออฟไลน์ เทคนิคการปรับตัวเข้ากับการประชุมออนไลน์

แม้ในช่วงวิกฤตโรคระบาดที่ผ่านมา จะส่งผลให้คนทำงานส่วนใหญ่มีความคุ้นชินกับการใช้เทคโนโลยีในการประชุมออนไลน์มากขึ้น จนกลายเป็น New Normal ในสังคมของการทำงานยุคใหม่ แต่ในการประชุมออนไลน์กับคนอีกหลายๆ กลุ่ม ยังคงมีข้อจำกัดบางอย่างที่อาจเป็นอุปสรรคในการดำเนินงานประชุมออนไลน์ โดยเฉพาะกลุ่มคนที่ยังไม่เคยผ่านประสบการณ์การเข้าร่วมประชุมออนไลน์มาก่อน

หลายคนคิดว่าสิ่งสำคัญที่ทำให้คนบางกลุ่ม ปรับตัวกับรูปแบบการประชุมออนไลน์ได้ยาก มาจากความไม่คุ้นชินของการใช้เครื่องมือเทคโนโลยีสมัยใหม่ แต่ความจริงแล้วนั้น การบริการจัดการประชุมออนไลน์กลับส่งผลมากกว่าเสียอีก หากมีการวางแผนบริการจัดงานประชุมออนไลน์ที่ดี ผู้เข้าร่วมที่ไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อนก็สามารถปรับตัวได้อย่างไม่ยากเลย

ต่อไปนี้คือเทคนิคการปรับตัวเข้ากับการประชุมออนไลน์ สำหรับองค์กรที่มีผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่จัดอยู่ในกลุ่มที่ไม่เคยมีประสบการณ์ประชุมออนไลน์มาก่อน

1. ผู้มีหน้าที่จัดงานประชุมออนไลน์ต้องมีประสบการณ์ก่อน
   การตามให้ทันกระแสของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ภายใต้วัฒนธรรมองค์กรที่ฝังลึกอาจเป็นเรื่องยาก แต่หากผู้นำไม่ยอมปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง อาจเสี่ยงทำให้ทั้งองค์กรถูกทิ้งไว้ข้างหลัง ดังนั้นในการปรับตัวเข้าสู่รูปแบบการประชุมออนไลน์ภายในองค์กร ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบจัดงานประชุม จะต้องพร้อมรับมือกับความเปลี่ยนแปลงและอุปสรรคต่างๆ โดยเริ่มทดลองรับประสบการณ์ประชุมออนไลน์ด้วยตัวเอง นำใช้เครื่องมือการสื่อสารในแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ต่างๆ อย่างเชี่ยวชำนาญ เพื่อการสนับสนุนผู้เข้าร่วมประชุมเมื่อพวกเขาต้องการความช่วยเหลือ
   
   
2. การฝึกอบรม หรือ จัดคอร์สการเรียนรู้
   การจัดคอร์สฝึกอบรม เรียนรู้การใช้เครื่องมือประชุมออนไลน์บนแพลตฟอร์มต่างๆ แม้จะมีค่าใช้จ่ายและอาจใช้เวลาในการดำเนินการพอสมควร แต่วิธีนี้เป็นการอุดช่องว่างด้านทักษะการใช้เทคโนโลยีในการสื่อสารบนระบบออนไลน์ที่ได้ผลอย่างรวดเร็วที่สุด และทักษะนี้ไม่ได้มีความจำเป็นเพียงเพื่อใช้เข้าร่วมการประชุมออนไลน์เท่านั้น แต่ในโลกแห่งอนาคต ทุกคนต่างมีความจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารบนระบบออนไลน์ ดังนั้นผู้เข้าร่วมฝึกอบรมทุกคนจึงควรให้ความสำคัญกับการพัฒนาและเพิ่มความรู้ในทักษะใหม่นี้ เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการฝึกฝนและเรียนรู้
   
   
3. เริ่มต้นการปรับตัวด้วยการประชุมในรูปแบบ Hybrid
   

   การประชุมแบบ Hybrid เป็นการผสมผสานระหว่างการประชุมแบบมีผู้เข้าร่วมประชุมในสถานที่ประชุมจริงบางส่วน และผู้ร่วมประชุมอีกบางส่วนจะร่วมรับการประชุมออนไลน์จากระยะไกล ผ่านอุปกรณ์สื่อสารบนแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งจะต้องมีการเตรียมจัดประชุมทั้งในส่วนของออฟไลน์และออนไลน์ไปพร้อมๆ กัน

   วิธีปรับตัวด้วยการประชุมในรูปแบบ Hybrid นี้ จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมบางส่วนได้สัมผัสกับประสบการณ์ประชุมออนไลน์ที่ไม่ยังเคยทำมาก่อน แม้ผู้เข้าร่วมประชุมบางส่วนอาจจะยังไม่คุ้นชินกับการใช้แพลตฟอร์ม และอาจมีการสื่อสารที่ขัดข้องเกิดขึ้นได้บ้าง แต่การประชุมจะยังคงสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างราบรื่น ด้วยการควบคุมงานจากในสถานที่ประชุมจริง ทำให้การประชุมสำเร็จได้ตามเป้าหมาย
   
   

4. เปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร ด้วยการจัดรูปแบบการประชุมออนไลน์อย่างสม่ำเสมอ
   ความเชี่ยวชำนาญในการใช้เทคโนโลยี และอุปกรณ์ในการประชุมออนไลน์ ต้องอาศัยความถี่ในการใช้งาน ยิ่งมีโอกาสใช้งานบ่อยครั้งมากเท่าไหร่ ผู้เข้าร่วมประชุมก็จะยิ่งเกิดความเคยชินกับการประชุมออนไลน์ได้เร็วมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นผู้จัดประชุมอาจสรรหาวาระการประชุมในหัวข้อที่มีความน่าสนใจ ในระยะเวลาการประชุมเพียงสั้นๆ เพื่อช่วยในการฝึกฝนและเรียนรู้การใช้งานเทคโนโลยีสื่อสารการประชุมออนไลน์ และเมื่อการประชุมออนไลน์ครั้งใหญ่มาถึง บุคลากรหรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะได้มีความเตรียมพร้อม สามารถเข้าร่วมประชุมออนไลน์ได้อย่างไร้อุปสรรค การดำเนินงานประชุมผ่านไปได้อย่างราบรื่นด้วยความเข้าใจ และได้ผลลัพธ์ของการประชุมที่ดี

อยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าร่วมทุกงานประชุมได้ง่ายๆ ผ่านเพียงปลายนิ้ว กับงานประชุมออนไลน์จาก INVENTECH ผู้นำด้านการให้บริการจัดประชุมทุกรูปแบบด้วยทีมงานมืออาชีพ บริการแบบครบวงจร One Stop Servive ตอบโจทย์ทุกความต้องการของงานประชุมในบรรยากาศสุด Professional

INVENTECH ยินดีให้คำแนะนำทุกท่านเกี่ยวกับการประชุมออนไลน์ในรูปแบบต่างๆ พร้อมโปรแกรมการจัดประชุมออนไลน์ที่เลือกใช้อุปกรณ์เทคโนโลยีอย่างตอบโจทย์ประเภทของงานประชุมนั้นๆ เพื่อเติมเต็มประสบการณ์งานประชุมออนไลน์ที่ตอบโจทย์ในยุค Next Normal ที่กำลังจะมาถึง และสร้างบรรยากาศ Smart Workplace ด้วยเทคโนโลยีซอฟต์แวร์จัดงานประชุมออนไลน์สุดล้ำ พบกับบริการประชุมออนไลน์จาก INVENTECH

• i-Connect บริการจัดประชุมสัมมนาออนไลน์ อำนวยความสะดวกให้กับงานประชุมสัมมนาที่ต้องการผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก ให้สามารถเข้าร่วมงานประชุมได้อย่างพร้อมเพรียง โดยไร้อุปสรรคเรื่องสถานที่ ภายใต้งานบริการแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ได้มาตรฐานสากลระดับสากล รองรับตามเงื่อนไขในการประชุม INVENTECH ดูแลทุกกิจกรรมในการจัดงานประชุมออนไลน์ตั้งแต่ต้นกระบวนการนำเข้าข้อมูลผู้เข้าร่วมงาน จนสิ้นสุดกระบวนการนำส่งเอกสารสรุปผลและแสดงผลการประชุม ครบถ้วนทุกการดำเนินการจัดงานประชุมออนไลน์อย่างมืออาชีพ
  
  
• Smile Connect ตัวช่วยที่จะทำให้การประชุมระหว่างลูกบ้านและนิติกลายเป็นเรื่องง่าย และสะดวกสบายยิ่งขึ้น บริการจัดงานประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ Smile Connect ครอบคลุมทุกฟังก์ชันของงานประชุมนิติบุคคล ตั้งแต่การลงทะเบียน และการประมวลผลนับคะแนนอย่างโปร่งใส สามารถเรียกขอตรวจสอบได้ ไปจนถึงการออกรายงานสรุปผลการประชุม เพื่อจัดทำรายงานแจ้งข้อมูลต่อกรมที่ดิน
  
  
• Inventech Connect บริการระบบประชุมผู้ถือหุ้นผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ รองรับการมอบฉันทะกรรมการบริษัท และ E-Proxy ของ TSD ดำเนินการวางแผนทุกขั้นตอนโดยยึดหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องตามกฎหมาย ว่าด้วยพระราชกำหนดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ปี พ.ศ. 2563 มีรูปแบบงานประชุมผู้ถือหุ้นออนไลน์ที่ได้มาตรฐาน พร้อมด้วยข้อมูลสรุปผลการประชุม เพื่อจัดทำรายงานแจ้งต่อตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย

“ครบเครื่องทุกเรื่องการจัดประชุม ต้อง INVENTECH ผู้เชี่ยวชาญตัวจริงที่พร้อมจะมอบประสบการณ์งานประชุมในฝันของคุณให้เป็นจริง”