ประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์อย่างไรให้ราบรื่น ไม่มีสะดุด

การประชุมนิติบุคคลอาคารชุด หรือ การประชุมเจ้าของร่วม มีกำหนดให้จัดขึ้นปีละครั้ง ตามพระราชบัญญัติอาคารชุด เพื่อให้ลูกบ้านที่อยู่อาศัยร่วมกันทุกคนได้พิจารณางบประมาณส่วนกลาง ตรวจสอบรายงานประจำปี ตลอดจนการลงความคิดเห็นอื่นๆ เพื่อการอาศัยอยู่อย่างปรองดอง และมีความเห็นพ้องไปในทางเดียวกันตามที่ได้ตกลงไว้

5 เทคนิคการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ฉบับมือโปร

1. จัดวาระการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ให้มีความชัดเจน
   การประชุมนิติบุคคลอาคารชุดต้องมีวาระการประชุม เฉกเช่นเดียวกับการประชุมสำคัญอื่นๆ นิติบุคคลต้องกำหนดหัวข้อการประชุมให้ชัดเจน เตรียมข้อมูลการดำเนินงาน และเตรียมการตอบคำถามในส่วนงานที่นิติเป็นผู้รับผิดชอบ สำหรับหัวข้อที่ต้องมีการอภิปรายร่วมกัน ควรจัดไว้ในลำดับท้ายๆ ของงานประชุม เพื่อควบคุมเวลางานประชุมนิติบุคคลอาคารชุดไม่ให้ยืดเยื้อ อาจมีการกำหนดขอบเขตเวลาการอภิปรายในแต่ละหัวข้อที่ต้องแสดงความคิดเห็นร่วมกันให้ชัดเจน เช่น หัวข้อ A จะใช้เวลาหารือ 10 นาที, หัวข้อ B ใช้เวลา 15 นาที เป็นต้น
   
   
2. แจ้งนัดหมายการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ล่วงหน้า
   นิติบุคคลควรแจ้งหัวข้อและรายละเอียดการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดให้กับลูกบ้านทุกคน ผ่านช่องทางออฟไลน์หรือออนไลน์ก็ได้ แต่ต้องแน่ใจว่าลูกบ้านทุกคนจะได้รับข่าวสารสำคัญนี้อย่างทั่วถึง โดยแจ้งรายละเอียดหัวข้อการประชุม ระบุวันและเวลาจัดการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ให้ชัดเจน การติดประกาศย้ำเตือนลูกบ้านภายในลิฟต์โดยสาร หรือ ส่งจดหมายเชิญลูกบ้านให้เข้าร่วมประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ จะช่วยลดความผิดพลาดของการส่งสารได้
   
   
3. เลือกแพลตฟอร์มการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ที่ใช้งานง่าย
   

   ไม่ใช่ลูกบ้านทุกคนจะสามารถใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์ได้อย่างคล่องแคล่ว นิติบุคคลควรเริ่มต้นจากการแนะนำแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ให้ลูกบ้านได้มีเวลาทำความรู้จัก พร้อมหนังสือคู่มือวิธีการใช้งานแบบย่อที่อ่านแล้วเข้าใจง่าย ซักซ้อมให้ลูกบ้านรู้จักการใช้แพลตฟอร์มโปรแกรมประชุมออนไลน์เบื้องต้น

   แพลตฟอร์มประชุมออนไลน์แต่ละโปรแกรมมีหน้าตาการใช้งานที่แตกต่างกัน นิติบุคคลควรเลือกเพียงโปรแกรมเดียวเป็นหลัก และใช้โปรแกรมนั้นไปตลอด แม้ในการประชุมครั้งแรกอาจพบอุปสรรคในการใช้งานอยู่บ้าง แต่เมื่อมีการนัดหมายประชุมหลายครั้งมากขึ้น ทั้งนิติผู้จัดงานและลูกบ้านจะสามารถปรับตัวเข้ากับแพลตฟอร์มโปรแกรมประชุมออนไลน์ได้ดียิ่งๆ ขึ้น จนสามารถจัดงานการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ได้อย่างคล่องแคล่ว ทุกฝ่ายได้รับความสะดวกสบายในการเข้าร่วมประชุม
   
   

4. จัดหาสถานที่ประชุมออนไลน์ให้เหมาะสม
   

   จะเป็นอย่างไร หากระหว่างการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ มีสัญญาณที่ขาดๆ หายๆ หรือบางครั้งก็ดับไปหลายนาที จากขาดการเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ตระหว่างการประชุม แน่นอนว่าคงสร้างความรำคาญใจให้กับลูกบ้านไม่น้อยเลย
   
   

   นิติบุคคลควรเลือกตำแหน่งจัดประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ในสถานที่ที่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตเสถียร จัดให้อยู่ภายในห้องหรือในสถานที่ที่มีความเงียบสงบ ไม่มีเสียงรบกวนจากงานก่อสร้าง หรือ เสียงยวดยานพาหนะจากพื้นที่ใกล้เคียง สร้างความรำคาญใจในระหว่างการประชุม ทั้งผู้นำประชุมและลูกบ้าน ควรปิดไมโครโฟนส่วนตัวในระหว่างการอธิบายวาระต่างๆ และเปิดไมค์พูดเฉพาะตอนที่ต้องแสดงความคิดเห็นหรือชี้แจงเท่านั้น เพื่อให้ลูกบ้านคนอื่นๆ รับฟังได้อย่างชัดเจน ไม่เกิดความสับสน
   
   

5. การประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ต้องเริ่มให้ตรงเวลา
   

   ลูกบ้านสามารถทยอยเข้าร่วมประชุมออนไลน์ได้ในระหว่างการดำเนินงานประชุม แต่การเริ่มงานประชุมนั้นจะต้องตรงต่อเวลา โดยไม่ต้องรอให้ลูกบ้านเข้าประชุมครบตามจำนวน สามารถเริ่มการประชุมตามเวลาที่กำหนดไว้ได้เลย นอกจากนี้ผู้จัดงานยังควรกำหนดเวลาจบการประชุมที่แน่นอน ไม่ให้มีการประชุมที่ยืดเยื้อมากจนเกินไป ซึ่งนั่นหมายถึงชั่วโมงการทำงานที่มากขึ้นของทีมนิติบุคคล การประชุมนิติบุคคลอาคารชุดที่ดี ไม่ควรนานเกิน 50 นาที ตามความสามารถในการจดจ่อกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งของมนุษย์ การดำเนินการประชุมอย่างตรงต่อเวลา จะทำให้ลูกบ้านไม่รู้สึกอ่อนล้า มีกำลังใจที่ดีที่จะเข้าร่วมประชุมนิติบุคคลอาคารชุดในครั้งต่อๆ ไป
   
   

ข้อจำกัดของการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์

การประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์มีความสะดวกสบาย ใช้เทคโนโลยีสื่อสารผ่านระบบออนไลน์ จึงสามารถเริ่มการประชุมที่ไหนก็ได้ ขอเพียงมีอินเทอร์เน็ตและแพลตฟอร์มที่ใช้ร่วมกัน ระหว่างผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมประชุม

แต่จากประสบการณ์การจัดงานประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ มักจะพบว่าการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์นั้นมีความเหนื่อยล้า มากกว่างานประชุมแบบออฟไลน์ เนื่องจากการประชุมลักษณะนี้ทำให้ลูกบ้านทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นร่วมกันได้อย่างเท่าเทียม มีการรับฟังอย่างทั่วถึง และเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้ละเอียดกว่าการประชุมแบบออฟไลน์ จึงเป็นเหตุผลให้การประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ มักจะกินเวลาประชุมนาน ทำให้ทีมจัดงานประชุมต้องเพิ่มชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานขึ้น และหาข้อสรุปได้ยาก อันเนื่องมาจากความคิดเห็นที่หลากหลาย ทำให้หลายครั้งแม้การประชุมจะจบลงไปแล้ว แต่ก็ยังหาข้อสรุปที่แน่นอนร่วมกันไม่ได้ ต้องจัดการประชุมใหม่อีกครั้ง

การประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ ยังมีข้อจำกัดด้านการสื่อสารที่อาจทำได้ไม่เหมือนกับการประชุมแบบเห็นหน้า และการปรับตัวของลูกบ้านให้เข้ากับเทคโนโลยีแพลตฟอร์มสมัยใหม่ ซึ่งต้องอาศัยเครื่องมืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในการสื่อสาร ลูกบ้านบางคนอาจไม่มีอุปกรณ์ที่สามารถใช้งานแพลตฟอร์มได้ นิติบุคคลจะต้องมีแผนสำรองในกรณีดังกล่าว ซึ่งข้อจำกัดเหล่านี้ก็ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของนิติบุคคลในแต่ละอาคาร ว่าต้องการจะจัดประชุมนิติบุคคลอาคารชุดในรูปแบบไหน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์, การประชุมแบบ Physical หรือ การประชุมแบบ Hybrid ที่ผสมผสานทั้งการประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ และ การประชุมแบบเห็นหน้า ทั้งนี้การเลือกผู้ให้บริการที่รองรับการจัดประชุมทุกรูปแบบ จะสามารถให้คำแนะนำได้อย่างเหมาะสม ทำให้การจัดประชุมนิติบุคคลอาคารชุดตอบโจทย์ความต้องการของลูกบ้านได้อย่างตรงจุด และยังช่วยให้ฝ่ายนิติบุคคลทำงานง่ายยิ่งขึ้นอีกด้วย

จะดีกว่าไหมหากการจัดประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ มีทีมงานบริการจัดประชุมระดับมืออาชีพ ที่สามารถช่วยให้การจัดประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จบปัญหาการประชุมยืดเยื้อ หาข้อสรุปร่วมกันไม่ได้ ด้วยการวางแผนจัดประชุมแบบมือโปร Smile Connect ตัวช่วยดีๆ ที่ทำให้การประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น บริการระบบประชุมนิติบุคคลอาคารชุด-หมู่บ้านจัดสรร จาก INVENTECH มีระบบโหวตลงคะแนนเสียงในที่ประชุมผ่าน e-Voting ที่มีความแม่นยำสูง โปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้

INVENTECH จัดประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์อย่างราบรื่นในทุกกระบวนการ พร้อมจัดเตรียมอุปกรณ์และทุกเครื่องมือสำคัญ ที่จะนำไปใช้งานร่วมกับเทคโนโลยีทันสมัย ที่จะช่วยให้งานประชุมนิติบุคคลอาคารชุดออนไลน์ดำเนินไปอย่างไม่มีสะดุด  ได้ข้อตกลงร่วมกันภายในเวลาประชุมที่กำหนด ยุติทุกปัญหาจุกจิกกวนใจ ด้วยระบบประชุมนิติบุคคลอาคารชุด ที่บริหารจัดการการประชุมได้แบบมืออาชีพจาก INVENTECH

INVENTECH ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการจัดงานประชุม จัดสัมมนา รองรับการจัดงานประชุมทุกรูปแบบ ทั้งแบบ Physical, Online, Hybrid และการ Live Broadcast การันตีงานบริการระดับมืออาชีพ ด้วยประสบการณ์ดูแลงานประชุมของบริษัทระดับชั้นนำในประเทศมาอย่างยาวนานกว่า 20 ปี และเป็นผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาตจากตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย หรือ SET ในการให้บริการงาน IR Website ให้กับบริษัทมหาชนในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ

“INVENTECH แตกต่างอย่างเหนือกว่า ด้วยคุณภาพงานบริการสุดประทับใจ”